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¿Cómo controlar de manera eficaz tu flota de vehículos?

Cuando se tiene una empresa de logística y de envíos, o cualquier empresa donde los vehículos de trabajo sean parte indispensable para la viabilidad del negocio, poder gestionar su información y sus gastos es fundamental para el éxito.

Normalmente, cuando se habla de controlar de manera eficaz una flota de vehículos en la empresa, primero se piensa en el ahorro de combustible.

Pero no. Hay mucho más que eso en la gestión eficiente y efectiva de una flota de vehículos para uso laboral.

Saber a qué problemas se enfrenta la gestión e identificar los más comunes es clave para actuar en consecuencia. No obstante, para identificar estos problemas se precisa casi siempre de un buen software de control de flota de vehiculos.

¿Por qué un software y no de forma manual, desde un escritorio nutrido de papeles y los teléfonos de contacto de los choferes? Sencillamente, por eficiencia.

¿Cuáles son las ventajas, para la empresa, de la utilización de un software?

Aunque siempre dependerá del proveedor de este software, ya que hay muchas alternativas para elegir en el mercado actual, un buen programa de gestión de una flota de vehículos como Movolytics se caracteriza por algunas ventajas esenciales:

Ahorro de combustible

El ahorro de combustible siempre ha sido una de las principales y de obligatoria mención. El coste del combustible en España hace que derrocharlo no sea una buena decisión. ¿Cómo saber, de forma precisa, cuánto se ha derrochado? La mejor manera es con un programa de gestión que incluya sensores directamente conectados al motor de cada vehículo, y permitan un monitoreo preciso. De ahí que la toma de decisiones posterior sea más determinante y que gracias a ello se pueda gestionar con eficiencia aquello que más gasto produce.

Conocer la ubicación

¿Dónde están los vehículos y los choferes en este momento? Una pregunta que puede ayudarte en la gestión de tu equipo de trabajadores, en una pantalla de ordenador.

Conocer la ubicación de cada vehículo permite optimizar las tareas, porque siempre se puede ordenar cumplir una ruta al vehículo más cercano a la misma. Algo que, por supuesto, no sucede si se hace de forma manual y sin la ayuda informática adecuada.

Automatizar procesos

Si en la empresa siempre ha sido necesaria la intervención de una hoja de asistencia, donde cada chófer anuncie la hora de entrada y la cantidad de horas trabajadas cada día, para luego, cada mes, hacer un balance (a menudo manual en hojas de cálculo) de las horas trabajadas para concretar pagos, es momento de cambiarlo.

Un buen software de gestión de flota de vehículos permite calcular la cantidad de horas de trabajo que hace cada vehículo, por lo que no hay necesidad de trabajar con hojas de cálculo.

Simplemente, la información de las horas trabajadas se descarga desde el software.

Problemas comunes que soluciona el uso de software

Tener una flota de vehículos es una ventaja tremenda para la realización del trabajo en la empresa y para la expansión de la misma. Pero a veces ocurren problemas.

Por ejemplo, que los choferes utilicen los coches de la empresa para cuestiones que no atañen directamente al cumplimiento de su trabajo. Algo que, si es notificado, es posible que se acepte. ¿Pero cómo sabes que lo han utilizado sin autorización? Desde luego, con un programa de control y monitoreo.

Las disputas con los clientes por entregas tardías o por paquetes no entregados es uno de los problemas comunes a los que se enfrenta cualquier empresa de logística, caracterizadas por manejar una flota de transporte muy amplia. ¿Cómo resolver esta disputa, que puede ser muy extendida en el tiempo, de una forma sencilla? Con un software de este tipo.

Precisar de este software permite registrar las horas a las que la mercancía ha sido entregada, o si de verdad hubo un retraso, sin necesidad de crear controversias entre trabajadores y, a su vez, se gana la confianza de los clientes.

En España, cada vez son más las empresas que prefieren dinamizar sus procesos, porque el coste de estos programas informáticos suponen una cantidad ínfima cuando se le compara con el ahorro que generan en la empresa, a nivel global.