Con la expedición del decreto 2242 en el 2015, y las fechas que se definieron con la Reforma Tributaria en diciembre del 2016, se dio paso a la propuesta de evolucionar y masificar el proceso de facturación como un mecanismo anti-evasión.
De esta manera se reglamentó que, a partir de enero del 2018, todas las empresas declaradas por la DIAN como grandes contribuyentes están obligadas a implementar la Factura Electrónica como única forma de registro contable en sus transacciones.
El tiempo estimado para llevar a cabo todo el proceso de adopción, implementación, pruebas y ajustes en los procesos internos de cada organización, es de seis meses, es decir que, desde el primero de julio del 2018, las grandes empresas tienen que estar facturando obligatoriamente a través de medios electrónicos, mientras que el sector PyME lo hará a partir del primero de enero del 2019.
La implementación de un nuevo sistema de facturación es un avance hacia la modernización a la que se dirige el país. Por ello, con el fin de simplificar el proceso en el reporte de pago de los impuestos de todas las empresas contribuyentes en Colombia, y generar un mayor recaudo del impuesto del IVA, la DIAN quiso aplicar este modelo administrativo de facturación digital que ya es tendencia en países como Chile, Perú, Ecuador, y México, entre otros.
En Colombia el esquema de operación de la factura electrónica ha venido cambiando, y ahora que se estableció su obligatoriedad por ley, es importante saber cómo y a través de qué método se debe poner en práctica su funcionamiento.
La compañía colombiana Consensus S.A.S. ayuda a las empresas en crecimiento (PyME) en el país y en Estados Unidos, a aumentar su rentabilidad, y a mejorar sus procesos de negocio a través de una solución integral llamada SAP Business One. Este software de negocios de origen alemán, lleva 12 años en Colombia, y tiene totalmente prevista la integración con las diferentes plataformas de facturación electrónica que existen y se han aplicado en las principales ciudades del país.
¿Cómo funciona?
Existen muchas personas que creen que este modelo se trata de escanear las facturas en papel para luego enviarlas a través del correo electrónico. Por esta razón, es importante aclarar que se denomina como factura electrónica porque es generada por medios informáticos que se encargan de discriminar el tipo de información que esta contiene.
De las plataformas autorizadas por la DIAN, SAP Business One de la compañía Consensus S.A.S., ofrece un módulo de facturación y colaboración que permite la emisión y recepción de facturas y documentos electrónicos con completa seguridad, trazabilidad y seguimiento, bajo el pleno cumplimiento de la normativa legal vigente.
En primer lugar, este software se encarga de validar que las personas que compren o vendan sean entes jurídicos legales en Colombia, que el número de la factura sea válido, que la liquidación o el cálculo de los impuestos (IVA, ICA y retención en la fuente) esté hecho correctamente, y que la información que se esté generando desde el sistema de información sea consistente.
En términos técnicos, reúne toda la información detallada de la factura a través de una estructura de datos lógica que debe contener el nombre del cliente, un número de teléfono, dirección, código del producto, valor unitario, y el valor de los impuestos.
“Todo esto en conjunto, y desde el punto de vista del mérito ejecutivo, le da a la factura electrónica el mismo valor legal que tiene en papel. Por eso, cuando se habla de facturación electrónica, realmente se está hablando de facturas, notas crédito, y notas débito del proceso comercial en digital”, afirma Benjamín Archila, Gerente General de Consensus S.A.S.
Luego de realizarse el proceso de compilación y validación de la data, estas plataformas tecnológicas tienen un máximo de 48 horas para entregarle toda la información consolidada a la DIAN. Con esto, se pretende facilitar la obtención en línea del reporte de todos los impuestos (IVA, ICA y retención en la fuente) e ingresos que se están generando entre las empresas cuando todas estén interconectadas directamente.
Beneficios y ventajas de la Factura Electrónica
La importancia de la implementación de la herramienta es grande debido a la obligatoriedad de la misma para todas las compañías.
En el caso de las PyME, hay muchas que todavía no están sistematizadas o tienen sistemas de información viejos u obsoletos. Pensando en esto, SAP Business One ofrece como beneficio un proceso de economía de escala que, gracias a las integraciones que tiene Consensus S.A.S. con las diferentes plataformas, genera costos muy bajos de implementación o de generación de la factura electrónica.
Estas son algunas de las ventajas que reciben las empresas al implementar la facturación electrónica:
● Inmediatez en el proceso de entrega de la factura: esto va a redundar en un mejor flujo de caja para todas las compañías, y un menor costo operativo.
● Acceso a un mercado financiero y de crédito: al tener todas las facturas aprobadas y aceptadas por los clientes se va a generar todo un esquema de factoring que ayudará también con el flujo de caja de las compañías.
● Disminución de costos de papel y almacenamiento físico de documentos.
● Seguridad total de la información y la disponibilidad de la misma, debido a la transparencia entre clientes y proveedores.
● Propiciar ambientes de colaboración electrónica entre clientes y proveedores.
Tener todo sistematizado y en línea, agilizará el proceso de contabilización de facturas, la disminución del riesgo, y garantizará que los sistemas de contabilidad y de información, tanto del cliente como el proveedor, tengan la misma información.
La factura electrónica es una realidad y una obligatoriedad, por eso Benjamín Archila, Gerente General de Consensus S.A.S, hace estas tres recomendaciones para todas las grandes, medianas y pequeñas empresas que desconocen el proceso.
1. No esperar hasta diciembre de este año para empezar a implementarla e impactar los modelos de negocio. Sin importar la fecha en que su empresa entre en vigencia, es mejor prepararse para la revisión y las pruebas con anticipación.
2. Asesorarse de personas que tengan la experiencia en la implementación de facturas electrónicas, es indispensable para que se garantice la adopción de la mejor práctica de negocio.
3. No temerle a la tecnología, ya que esta siempre traerá grandes y mayores beneficios para las organizaciones.
Para mayor información acerca de los productos y servicios de Consensus S.A.S y la integración de SAP Business One en la masificación de la Factura Electrónica, ingrese aquí: www.consensussa.com
