Los correos y la mensajería instantánea nos han facilitado la tarea de organizar un encuentro, pero puede que te eches a temblar cuando pienses en la de mensajes y confusiones que implica algo como montar una cena entre catorce personas a través de un grupo de mensajería. Antes de decidir la fecha y el lugar se pueden llegar a mandar cientos de mensajes.
Afortunadamente hay servicios con los que, añadidos a un correo o un grupo de mensajería, nos facilitan la tarea. Vamos a ver algunos de ellos para que cuando te toque organizar un evento familiar o entre amigos no acabes perdiendo la paciencia.
Doodle simplifica la elección de una fecha
Elegir la fecha de un encuentro entre varias personas puede simplificarse mucho con Doodle. Se trata de un servicio gratuito, que puede usarse de forma muy casual y sin ni siquiera registrarte, con el que muestras a quien quieras las posibles fechas para organizar un encuentro. Entre los componentes de un grupo se someten a votación todas las posibilidades, mostrando un ganador.
Puedes empezar pulsando en este enlace. Tras escoger un nombre y opcionalmente una ubicación del evento, te aparecerá un calendario en el que podrás introducir todas las fechas posibles del encuentro que estéis organizando:
A continuación puedes añadir algunos detalles más, como permitir que los votantes puedan indicar las fechas a las que no les va bien el encuentro o limitar a un sólo voto por votante para ser más estrictos. También puedes permitir que el voto sea anónimo para que no haya discusiones:
Finalmente sólo tenemos que colocar nuestro nombre y correo para recibir los resultados de la encuesta, aunque lo más sencillo es copiar la dirección web de la encuesta que nos aparecerá para compartirla en un mensaje de correo o bien en un grupo de mensajería.
La ventaja de Doodle es clara: en vez de docenas de mensajes para tratar de decidir una fecha, todo queda simplificado en una encuesta web. Podéis hacer la prueba en la encuesta que he creado desde aquí mismo para ver su aspecto final. Lógicamente, la fecha que haya recibido más votos será la que se decidirá.
Google Calendar: varios eventos para elegir uno
Otra opción es decidir la fecha de un evento mediante Google Calendar, un método puede ser algo más complicado de montar pero más familiar por la popularidad de ese calendario.
En él podemos crear todas las fechas posibles añadiendo sus correspondientes eventos en el calendario, añadiendo los correos de todos los integrantes del grupo en cada uno de ellos para que respondan si van a venir en esa fecha usando el RSVP del propio calendario.
La idea es que cada componente del grupo acepte sólo al evento o eventos a los que les vaya bien, de modo que así se decide la fecha que más votos haya recibido.
Strawpoll, la encuesta más rápida y sencilla
Hasta ahora hemos hablado sólo de fechas, pero ¿Y si también hay que decidir el lugar de la reunión? Entonces nada mejor que compartir una encuesta simple. Hay infinidad de páginas web que nos ofrecen crearlas, y nosotros usaremos la veterana Strawpoll para mostrarlo.
Basta con que accedamos a su web, donde directamente ya nos aparecerá una interfaz para crear una encuesta sencilla con varias opciones. Introducimos un título con las opciones, activamos la opción de permitir respuestas múltiples para cada votante si así lo deseamos y pulsamos en el botón ‘Create Poll’ para crear la encuesta.
La encuesta quedará automáticamente publicada, y sólo nos quedará compartir su dirección web por correo electrónico o mensajería instantánea con el resto de amigos. De todas las opciones, esta es la más sencilla incluso para decidir una fecha si no queremos complicarnos con eventos de calendarios.
Telegram y sus encuestas como ventaja
Si utilizáis un grupo de Telegram para hablar entre un grupo de amigos, estáis de suerte. Los grupos de este servicio de mensajería cuentan con encuestas integradas, y crear una es muy sencillo. Basta con que pulsemos el icono del clip para adjuntar elementos en el chat del grupo, presente en cualquier dispositivo:
En el menú que nos aparecerá pulsaremos en la opción ‘Encuesta’, para así poder rellenarla con una pregunta y todas las respuestas posibles:
Como en el caso de Strawpoll, podremos decidir si cada votante puede elegir entre una o varias opciones. Además, aquí se permite elegir entre voto anónimo o público. Una vez la hayamos enviado, la encuesta tendrá este aspecto:
Lamentablemente no es algo que se pueda hacer con otros servicios más comunes como WhatsApp, pero si usamos Telegram es probablemente la alternativa que mejor te va a venir por tenerla disponible en la misma aplicación.
Imagen | Arthur Poulin
